Ihr automatisiertes
E-Mail-Management

Skalierbar, sicher & intelligent.

Mann, der vor einem Tablet steht und E-Mail Management betreibt.
Frau tippt auf einem Laptop mit Handy daneben.

vacapo® mail

Mit dem E-Mail-Management von vacapo® mail ist es einfach, die Flut an E-Mails zu strukturieren, automatisch zu beantworten, Weiterleitungen zu initiieren und die Antwortzeiten – trotz gesteigertem Volumen – zu reduzieren.

So geht automatisches E-Mail-Management!

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Automatische Kategorisierung

Die Inhalte der eintreffenden E-Mail werden auch automatisch analysiert und kategorisiert. Damit haben Sie eine perfekte Basis für die weitere Verarbeitung im System.

Ein Brief und ein Pfeil, der einen Tag hat und zu einem Punkt läuft.

Individualisiertes Autoreply

Die automatische Analyse der eingehenden E-Mails ermöglicht eine Individualisierung Ihrer Auto-Repy.
Ihre Auto-Replies nehmen direkt auf die Anliegen Ihrer Kund*innen Bezug. Ihre Kund*innen werden begeistert sein.

Ein Brief und ein Pfeil, der einen Tag hat und zu einem Punkt läuft.
Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Automatisches Omnichannel Routing

Eingehende E-Mails werden kategorisiert und automatisch zu den entsprechenden Teams und Mitarbeiter*innen geroutet. Dabei wird die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter*innen durch andere Kommunikationskanäle berücksichtigt.

Effizienz durch Vorlagen und Content Bausteine

Durch die Verwendung von Content Bausteinen stellen Sie nicht nur eine rasche Beantwortung von Anfragen, sondern auch eine gleichbleibende Qualität sicher. Die Bausteine können Text, Bilder, Videos etc. beinhalten und werden von Teamleiter*innen für die Kommunikation verwaltet und freigegeben. Quality first!

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.
Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Sicherheit durch Freigabeprozesse

Schriftliche Kommunikation bedarf manchmal einer sorgfältigen Überprüfung. Mit vacapo® steuern Sie diese Vorlage – Prozesse nach frei definierbaren Kriterien wie z.B. für bestimmte Kund*innen, Verträge, Mitarbeiter*innen, etc.

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Überblick durch Clustering

Mit der automatischen Cluster Funktion von vacapo® führen Sie zusammen was zusammen gehört. So sehen Sie den gesamten historischen E-Mail Kommunikationsverlauf zwischen Kund*in und Service Center auf einen Blick.

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.
Drei Brieficons, die die Duplikatserkennung näher erläutern.

Intelligente Duplikatserkennung und variable Zuteilung

Die intelligent Duplikatserkennung von vacapo® mail registirert automatisch wiederholte Kontaktaufnahmen von Kund*innen an unterschiedlichen Kontaktpunkten der Organisation. Sie bewahren damit den Überblick auch bei komplexer Kommunikation.

Umfassende E-Mail Recherche

Bei hohem Kommunikationsvolumen ist es wichtig relevante E-Mails rasch und zuverlässig zu finden. vacapo® ermöglicht Ihnen eine komplexe und umfassende Suche, unabhängig wie hoch ihr Volumen an E-Mails auch ist.

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.
Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Automatische Archivierung und Löschung

Sie führen E-Mails automatisch den frei definierbaren Archivierungs- und Löschungsroutinen zu. Sie löschen damit automatisch nach Zeit, Verarbeitungsprozess, Kund*innen u.v.m. So arbeiten Sie effizient und entsprechen den DSGVO Richtlinien.

Zwei Runde Zeichen mit asiatischem und lateinischem Alphabet.

Automatisierte, schriftliche Übersetzungen

Fremdsprachige E-Mails werden automatisch in die Sprache der Mitarbeiter*innen übersetzt, die ausgehenden Nachrichten in die Sprache Ihrer Kund*innen. Die Übersetzungen sind in über 40 Sprachen verfügbar.

Zwei Runde Zeichen mit asiatischem und lateinischem Alphabet.
Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Individueller Kommunikationsmix

Mitarbeiter*innen glänzen durch unterschiedliche Skills, die im Routing auch berücksichtigt werden sollen. Das gilt auch für die schriftliche Kommunikation via E-Mail. Mit vacapo® legen Sie den richtigen Kommunikationsmix für Mitarbeiter*innen einzeln fest. Damit erzielen Sie und Ihre Teams die besten Ergebnisse in den jeweiligen Kanälen.

Dokumentenstapel mir abgebildeter Checkliste

Vermittlungsarbeitsplatz

Alternativ oder als Ergänzung zum klassischen Routing werden hier die E-Mails manuell einer Weiterverarbeitung zugeführt.

Dokumentenstapel mir abgebildeter Checkliste
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Einfache und offene Systemstruktur

vacapo® mail ist eine eigenständige SMTP Software, an die alle marktüblichen E-Mail Systeme angebunden werden können. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile. Zum einen ist keine Installation und Lizenzierung von E-Mail Systemen im Contact Center notwendig. Zum anderen bleiben E-Mails sicht- und verwaltbar, auch wenn sie Systemgrenzen überschreiten.

Haben Sie noch Fragen?

Unser Beratungsteam ist für Sie da – kostenlos und unverbindlich.