Ihr automatisiertes
E-Mail-Management
Skalierbar, sicher & intelligent.
vacapo® mail
Mit dem E-Mail-Management von vacapo® mail ist es einfach, die Flut an E-Mails zu strukturieren, automatisch zu beantworten, Weiterleitungen zu initiieren und die Antwortzeiten – trotz gesteigertem Volumen – zu reduzieren.
So geht automatisches E-Mail-Management!
Automatische Kategorisierung
Die Inhalte der eintreffenden E-Mail werden auch automatisch analysiert und kategorisiert. Damit haben Sie eine perfekte Basis für die weitere Verarbeitung im System.
Individualisiertes Autoreply
Die automatische Analyse der eingehenden E-Mails ermöglicht eine Individualisierung Ihrer Auto-Repy.
Ihre Auto-Replies nehmen direkt auf die Anliegen Ihrer Kund*innen Bezug. Ihre Kund*innen werden begeistert sein.
Automatisches Omnichannel Routing
Eingehende E-Mails werden kategorisiert und automatisch zu den entsprechenden Teams und Mitarbeiter*innen geroutet. Dabei wird die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter*innen durch andere Kommunikationskanäle berücksichtigt.
Effizienz durch Vorlagen und Content Bausteine
Durch die Verwendung von Content Bausteinen stellen Sie nicht nur eine rasche Beantwortung von Anfragen, sondern auch eine gleichbleibende Qualität sicher. Die Bausteine können Text, Bilder, Videos etc. beinhalten und werden von Teamleiter*innen für die Kommunikation verwaltet und freigegeben. Quality first!
Sicherheit durch Freigabeprozesse
Schriftliche Kommunikation bedarf manchmal einer sorgfältigen Überprüfung. Mit vacapo® steuern Sie diese Vorlage – Prozesse nach frei definierbaren Kriterien wie z.B. für bestimmte Kund*innen, Verträge, Mitarbeiter*innen, etc.
Überblick durch Clustering
Mit der automatischen Cluster Funktion von vacapo® führen Sie zusammen was zusammen gehört. So sehen Sie den gesamten historischen E-Mail Kommunikationsverlauf zwischen Kund*in und Service Center auf einen Blick.
Intelligente Duplikatserkennung und variable Zuteilung
Die intelligent Duplikatserkennung von vacapo® mail registirert automatisch wiederholte Kontaktaufnahmen von Kund*innen an unterschiedlichen Kontaktpunkten der Organisation. Sie bewahren damit den Überblick auch bei komplexer Kommunikation.
Umfassende E-Mail Recherche
Bei hohem Kommunikationsvolumen ist es wichtig relevante E-Mails rasch und zuverlässig zu finden. vacapo® ermöglicht Ihnen eine komplexe und umfassende Suche, unabhängig wie hoch ihr Volumen an E-Mails auch ist.
Automatische Archivierung und Löschung
Sie führen E-Mails automatisch den frei definierbaren Archivierungs- und Löschungsroutinen zu. Sie löschen damit automatisch nach Zeit, Verarbeitungsprozess, Kund*innen u.v.m. So arbeiten Sie effizient und entsprechen den DSGVO Richtlinien.
Automatisierte, schriftliche Übersetzungen
Fremdsprachige E-Mails werden automatisch in die Sprache der Mitarbeiter*innen übersetzt, die ausgehenden Nachrichten in die Sprache Ihrer Kund*innen. Die Übersetzungen sind in über 40 Sprachen verfügbar.
Individueller Kommunikationsmix
Mitarbeiter*innen glänzen durch unterschiedliche Skills, die im Routing auch berücksichtigt werden sollen. Das gilt auch für die schriftliche Kommunikation via E-Mail. Mit vacapo® legen Sie den richtigen Kommunikationsmix für Mitarbeiter*innen einzeln fest. Damit erzielen Sie und Ihre Teams die besten Ergebnisse in den jeweiligen Kanälen.
Vermittlungsarbeitsplatz
Alternativ oder als Ergänzung zum klassischen Routing werden hier die E-Mails manuell einer Weiterverarbeitung zugeführt.
Einfache und offene Systemstruktur
vacapo® mail ist eine eigenständige SMTP Software, an die alle marktüblichen E-Mail Systeme angebunden werden können. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile. Zum einen ist keine Installation und Lizenzierung von E-Mail Systemen im Contact Center notwendig. Zum anderen bleiben E-Mails sicht- und verwaltbar, auch wenn sie Systemgrenzen überschreiten.
Haben Sie noch Fragen?
Unser Beratungsteam ist für Sie da – kostenlos und unverbindlich.