Automatisiertes
email management.

Skalierbar, sicher und intelligent.

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Mann sitzt mit Kopfhörern vor einem Bildschirm.

Revolutionieren Sie Ihren E-Mail-Workflow mit vacapo® mail

Verwalten Sie mühelos große E-Mail-Volumina mit vacapo® mail. Automatisieren Sie Antworten, optimieren Sie Weiterleitungen und organisieren Sie Ihren Posteingang ganz einfach. Reduzieren Sie Antwortzeiten, während Sie mehr E-Mails als je zuvor bearbeiten, und halten Sie Ihr Team fokussiert auf das, was wirklich zählt.

Entdecken Sie noch heute das Potenzial des automatisierten E-Mail-Managements!

Vereinfachen und verbessern Sie Ihr E-Mail-Management mit vacapo® mail

vacapo® mail automatisiert die Kategorisierung, personalisiert Antworten, leitet E-Mails intelligent weiter und optimiert Workflows – und das alles bei voller DSGVO-Konformität und Unterstützung von Echtzeitübersetzungen. Vereinfachen Sie Kommunikation, steigern Sie die Effizienz und bieten Sie mühelos erstklassigen Kundenservice.

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Intelligente E-Mail-Sortierung

Jede eingehende E-Mail wird von vacapo® mail automatisch anhand ihres Inhalts analysiert und kategorisiert. So sind Ihre E-Mails effizient organisiert und Ihr Team hat den perfekten Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung. Schluss mit dem Durchsuchen von Unmengen an Nachrichten – vacapo® mail sorgt für Klarheit und Struktur im Posteingang und spart wertvolle Zeit und Mühe.

Personalisierte automatische Antworten

vacapo® mail verwandelt automatische Antworten in maßgeschneiderte Kommunikation. Durch die Analyse jeder E-Mail erstellt das System Antworten, die direkt auf die Anliegen der Kunden eingehen. Dieser persönliche Touch hinterlässt einen bleibenden Eindruck und sorgt dafür, dass sich Ihre Kunden vom ersten Kontakt an gehört und wertgeschätzt fühlen.

Omnichannel-Routing

Eingehende E-Mails werden automatisch an das passendste Team oder den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet, damit Kunden zeitnah antworten erhalten. Dabei berücksichtigt vacapo® mail auch die Arbeitslast der Mitarbeiter auf anderen Kanälen wie Chat oder Telefon und sorgt so für effiziente Abläufe und eine nahtlose Kundenerfahrung.

Effizienz durch Vorlagen

Beschleunigen Sie die E-Mail-Bearbeitung bei gleichbleibender Qualität mit anpassbaren Vorlagen und Inhaltsmodulen. Ob Texte, Bilder oder Videos – diese vorab genehmigten Ressourcen ermöglichen es Mitarbeitern, schnell und professionell zu antworten. Manager können diese Vorlagen überwachen und freigeben, um höchste Kommunikationsqualität sicherzustellen.

Sichere Freigabeprozesse

vacapo® mail ermöglicht eine sorgfältige Überprüfung und Freigabe sensibler E-Mails. Sie können individuelle Regeln für bestimmte Kunden, Verträge oder Mitarbeiter festlegen, um Genauigkeit und Compliance mit internen Richtlinien zu gewährleisten. Ideal für Branchen, die Präzision erfordern, wie Recht, Finanzen oder Gesundheitswesen.

Umfassende E-Mail-Historie

vacapo® mail bündelt automatisch alle historischen E-Mail-Interaktionen mit einem Kunden und gibt Agenten auf einen Blick einen vollständigen Überblick. Diese konsolidierte Ansicht hilft Serviceteams, fundierte und personalisierte Unterstützung zu bieten, reduziert Rückfragen und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Duplikaterkennung

vacapo® mail erkennt intelligent doppelte Anfragen oder wiederholte Kontakte über verschiedene Kanäle hinweg. So behalten Agenten den vollen Überblick über die Kundeninteraktionen, vermeiden Verwirrung und verbessern die Koordination der Antworten in komplexen Fällen.

Erweiterte Suchfunktionen

Auch bei hohem E-Mail-Aufkommen finden Sie mit vacapo® mail schnell die relevanten Nachrichten. Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht es, E-Mails anhand von Schlüsselwörtern, Kriterien oder der Historie zu finden – so verlieren Sie auch im geschäftigsten Posteingang nie den Überblick.

DSGVO-Konformität

Bleiben Sie mühelos datenschutzkonform. vacapo® mail erlaubt es Ihnen, individuelle Regeln für Archivierung und Löschung von E-Mails festzulegen, etwa zeitlich begrenzte oder kundenspezifische Vorgaben. Arbeiten Sie mit dem guten Gefühl, dass Ihre Daten sicher verwaltet und die DSGVO-Anforderungen erfüllt sind.

Individuelle Mitarbeiter-Workflows

Weisen Sie Aufgaben basierend auf den einzigartigen Fähigkeiten jedes Teammitglieds zu. Mit vacapo® mail können Sie individuelle Kommunikations-Workflows definieren, damit Aufgaben immer an die richtige Person für das bestmögliche Ergebnis gelangen. Das steigert Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Flexible E-Mail-Weiterleitung

Wenn automatisches Routing nicht ausreicht, bietet vacapo® mail manuelle Weiterleitungsoptionen für mehr Flexibilität. Weisen Sie E-Mails einfach bestimmten Teammitgliedern zur persönlichen Bearbeitung zu und machen Sie Ihren Workflow anpassungsfähiger.

Standalone SMTP-Lösung

vacapo® mail funktioniert als eigenständige SMTP-Lösung und integriert sich in alle gängigen E-Mail-Systeme. So entfallen zusätzliche Installationen oder Lizenzen in Ihrem Contact Center, was Kosten senkt und Ihnen gleichzeitig volle Kontrolle über die E-Mail-Kommunikation in hoher Menge sichert.

Entdecken Sie unsere vacapo® Module

Sprachübersetzung

Höchste Qualität bei integrierter Sprachübersetzung für Telefonie und Chat – unterstützt durch modernste KI-Technologie.

vacapo® translate

Conversa­tional AI

vacapo® botstudio bietet eine Vielzahl KI-basierter Services für die Kunden- und Servicekommunikation.

vacapo® botstudio

VideoChat

Ad-hoc und geplante Video-Chats sind in das Contact Center Routing integriert.

vacapo® video

WebChat

Schnellste Kommunikation durch Voice-Übersetzung, Contact Center Routing inklusive Chatbot & Co.

vacapo® chat

Messenger

Kommunizieren Sie erfolgreich im Contact Center mit WhatsApp, Telegram und Facebook Messenger.

vacapo® messenger

Call Management

Bewährte Automatisierung der telefonischen Kommunikation – inklusive Voicebot & Co.

vacapo® voice

E-Mail Management

Optimales Management durch inhaltsabhängige Auto-Replies, intelligentes Routing und Contact Center Monitoring.

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