E-Mail Automation

Schneller und besser.

Mit herkömmlichen E-Mail Tools werden End-to-End Bearbeitungszeiten nicht gemessen. Daher können Problemzonen in den Prozessen nicht rasch identifiziert werden, die Bearbeitungen erfolgen oft nach persönlichen Präferenzen anstelle sachlicher Kriterien und die externen Verläufe (z. B. zu Dienstleitern) sind noch schwieriger darstellbar.

Problematische Auswirkungen: Antworten auf Anfragen via E-Mail dauern generell zu lange, bei schwierigen Anfragen verlängern sich die Wartezeiten zusätzlich. Kunden erhalten divergente Informationen, während sich die Reklamationen häufen.

Eigener Web Client

Mit vacapo® ist keine Installation von E-Mail Software am Client mehr notwendig. Die Mails bleiben in vacapo.

Offenheit

Da vacapo® ein vollständig integriertes SMTP-System ist, können alle marktüblichen Systeme angebunden werden.

Automatische Klassifizierung

E-Mails werden nach Inhalten im Betreff, Inhalten im Text und anderen Kriterien, automatisch für weitere Automationsschritte klassifiziert.

Pick & Push Zustellung

Durch variable Zustellungsmöglichkeiten priorisieren Sie die Bearbeitung bereits durch die Zustellungsart.

End-to-End Management

Auch bei Weiterleitung an externe Teilnehmer, wie z.B. Dienstleister, bleibt die gesamte Funktionalität aufrecht.

Dynamic Autoresponse

Automatische, dynamisch gesteuerte Antworten – je nach Prozessdefinition, Kundenstatus, Browsing History etc.

Duplikatserkennung

Wiederholte Kontaktaufnahmen von Kunden, an unterschiedlichen Kontaktpunkten der Organisation, werden automatisch erkannt.

Skill- & workload-based Routing

Mitarbeiter können die Bearbeitung unterschiedlicher Kommunikationskanäle variabel zugeteilt bekommen.

Automatische Übersetzung

Fremdsprachliche Texte werden automatisch in die Sprache der Mitarbeiter übersetzt und umgekehrt. Verfügbar in über 40 Sprachen.

Textbausteine und Attachments

Rasche Beantwortung in hoher Qualität durch Textbausteine und Attachments, die dynamisch und automatisiert eingesetzt werden.

Qualitätsmanagement

Supervisor steuert die Freigabe und den Einsatz von Templates, Textbausteinen und Attachements.

Freigabe Management

Wichtige E-Mails werden vor Versand z.B. der Teamleitung zur Freigabe vorgelegt. Vorlagekriterien wie Kunde, Person, Mitarbeiter, Geschäftsprozess, Kampagne etc. können frei definiert werden.

Konsolidierte Kommunikation

Warten für einen Kunden mehrere Beantwortungen, werden diese wahlweise einzeln oder konsolidiert übermittelt.

Echtzeit Monitoring

Monitoring der Bearbeitungen von E-Mails erfolgt, wie bei anderen Kanälen, zentral und in Echtzeit.

Recording

E-Mail Kommunikation kann gemeinsam mit der Kommunikation in anderern Kanälen archiviert und wiedergefunden werden.

360° Doku & Protokollierung

Komplette Dokumentation der Kommunikationsverläufe über unterschiedliche Kanäle hinweg. Automatische Verständigungen und Archivierung.

Die wichtigsten Funktionen

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Automated Call Distribution

ACD – In der Automatic Call Distribution ist die Verteilung in den unterschiedlichsten Kommunikationskanälen (Telefon, E-Mail, SMS, Chat, etc.) abgebildet. vacapo® unterstützt komplexeste Verteilungsmechanismen. Mehr Information

E-Mail Automation

Bei E-Mails sind kurze Bearbeitungszeiten wichtig – auch bei steigendem Volumen. vacapo® E-Mail Automation hilft Ihnen dabei, die Flut an E-Mails zu strukturieren, automatisch zu beantworten, Weiterleitungen zu initiieren und die Antwortzeiten trotz gesteigertem Volumen zu reduzieren. Mehr Information

Voice Selfservice Portal

vacapo® unterstützt Ihre Kunden mit natürlichsprachlichen, intelligenten und dialogorientierten Selfservices. Dynamisch, sympathisch und 24/7.

Cognitive Services Connector

Der vacapo® ai connect verbindet die interne Logik mit Automated Speech Recognition, Intent Recognition und Text-to-Speech Services. Mehr Information

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Dynamic Chat

Wenn der für das Thema richtige Mitarbeiter verfügbar ist und nur dann, bietet vacapo® Ihren Kunden einen Chat an. Kein lästiges Warten und effiziente Nutzung der Ressourcen. Mehr Information

Business Application Workflow

vacapo® automatisiert Ihre Workflows entlang der Kundenkommunikation. Über Applikationen und Abteilungen hinweg. Ihre Kunden werden begeistert sein! Mehr Information

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Lowcode Scripting

Mit vacapo® können alle Anpassungen mit durchgängigem Lowcode Scripting – ohne Programmierung – durchgeführt werden. Das schafft Flexibilität und spart Zeit und Kosten.

AutoCallBack

Bei Überlastung Ihrer Hotline bietet vacapo® automatisch Rückrufe an. Zu Zeiten, die auf Ihr Service-Center abgestimmt sind und die für Ihre Kunden passen. Mehr Information

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Dynamic Recording

Sprach- und Email-Aufzeichnungen dynamisch mit vacapo® automatisieren und mobile Kommunikation lückenlos einbinden! Mehr Information

Chatbot Services Integration

Mit vacapo® integrieren Sie bestehende Chatbot Services in Ihre sprachbasierten Service-Center Prozesse. So etablieren Sie neue Services und sparen gleichzeitig Kosten. Mehr Information

Robotic Outbound Call

Automatische Outbound Calls zur Messung der Kundenzufriedenheit. Ihr Vorteil: Punktgenaues Feedback in Echtzeit! Mehr Information

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Zeitaufzeichnung & Billing

vacapo® liefert perfekt aktualisierte Daten zur punktgenauen Verrechnung von Zeiten, Leistungen und vieles mehr. So sparen Sie auch bei „Verrechnung & Co“ Zeit und Geld.

Echtzeit Monitoring

Die perfekte Orchestrierung Ihrer Kunden- und Service- Kommunikation. Mit vacapo® verfolgen Sie Prozesse in Echtzeit und haben so einen perfekten und aktuellen Überblick. Mehr Information

Automatische Terminvereinbarung

Termine automatisch via Website vereinbaren und dabei interne und externe Ressourcen mitbuchen.

Automatische Übersetzung

vacapo® übersetzt Text- und Sprachdialoge in Echtzeit! In über 40 Sprachen und retour. Mehr Information

Webarchitektur

Die Funktionalität von vacapo® ist auf HTML5 aufgebaut. Damit ist ein Einsatz On Premise ebenso möglich wie in der Private Cloud. Externe Benutzer können leicht angebunden werden.

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Pseudonymisierung & Recht auf Vergessen

vacapo® unterstützt die umfassende Pseudonymisierung von Mitarbeiter- und Kundendaten. Löschungen sind dynamisch steuerbar und automatisiert. Mehr Information

Konsumieren Sie Ihren kostenlosen Workshop und testen Sie vacapo® jetzt 30 Tage gratis!

Im Workshop erhalten Sie einen Überblick, welche Kunden- und Service-Automation Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen könnten.

Individuell auf Ihre Situation abgestimmt

Auch als Webinar

Unverbindlich und kostenlos!

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Kontakt

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