Ihr automatisiertes
E-Mail-Management

Rasch und organisiert.

Mann, der vor einem Tablet steht und E-Mail Management betreibt.
Frau tippt auf einem Laptop mit Handy daneben.

vacapo® mail

Mit dem E-Mail-Management von vacapo® mail ist es einfach, die Flut an E-Mails zu strukturieren, automatisch zu beantworten, Weiterleitungen zu initiieren und die Antwortzeiten – trotz gesteigertem Volumen – zu reduzieren.

So geht automatisches E-Mail-Management!

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.

Einfache und offene Systemstruktur

Mit vacapo® mail ist keine Installation einer E-Mail-Software am Client mehr notwendig. Die Mails bleiben im vacapo® mail E-Mail-Management-System bestehen. Durch den Systemaufbau von vacapo® mail, welches ein vollständig integriertes SMTP-System darstellt, können alle marktüblichen Systeme eingebunden werden.

Ein glückliches Smiley und ein minimalistisches Brieficon daneben.
Ein Brief und ein Pfeil, der einen Tag hat und zu einem Punkt läuft.
Ein Brief und ein Pfeil, der einen Tag hat und zu einem Punkt läuft.

Automatisiertes E-Mail-Management

E-Mails werden nach Inhalten im Betreff oder im Text, sowie anderen Kriterien automatisch für weitere Automationsschritte klassifiziert. Durch die integrierte und variable Pick & Push Zustellung priorisieren Sie die Bearbeitung bereits durch die Zustellungsart. Auch bei Weiterleitung an externe Teilnehmer bleibt die gesamte Funktionalität aufrecht. Die Dynamic Autoresponse von vacapo® mail ermöglicht dynamisch gesteuerte Antworten, welche, je nach Prozessdefinition, Kundenstatus oder ähnlichem, erstellt werden. Durch Textbausteine und Attachments, die dynamisch und automatisiert eingesetzt werden, ist eine rasche Beantwortung in hoher Qualität umsetzbar. Sollten für einen Kunden mehrere Beantwortungen warten, werden diese wahlweise einzeln oder konsolidiert übermittelt.

Vermittlungsarbeitsplatz

Mit dem Vermittlungsarbeitsplatz in der Contact Center Software vacapo®  wird die Warteschleife gesichtet und einer automatischen oder manuellen Weiterverarbeitung zugeführt. Die E-Mail Recherche erlaubt auch das rasche Auffinden von bereits abgeschlossener oder laufender E-Mail Kommunikation und deren Verlauf.

Dokumentenstapel mir abgebildeter Checkliste
Drei Brieficons, die die Duplikatserkennung näher erläutern.

Intelligente Duplikatserkennung und variable Zuteilung

Eine intelligente Duplikatserkennung des E-Mail-Managements registriert automatisch wiederholte Kontaktaufnahmen von Kunden an unterschiedlichen Kontaktpunkten der Organisation. Implementiert in vacapo® mail ist auch das Skill- & Workload-based Routing. Es ermöglicht die variable Zuteilung der Bearbeitung unterschiedlicher Kommunikationskanäle auf die jeweiligen Mitarbeiter.

Automatisierte, schriftliche Übersetzungen

Verbunden mit dem Service von vacapo® translate sind auch schriftliche Übersetzungen implementierbar. Fremdsprachliche Texte werden automatisch in die Sprache der Mitarbeiter übersetzt und umgekehrt. Dieser Service ist, wie bei vacapo® translate, in über 40 Sprachen verfügbar. In Verbindung mit vacapo® ai connect können die besten Cognitive und AI Services genutzt werden.

Zwei Runde Zeichen mit asiatischem und lateinischem Alphabet.

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